Informations de confidentialité

MOIHoldingbot est l’assistant privé de direction utilisé pour M.O.I HOLDING par son dirigeant. Cette notice décrit le raccordement de ses comptes Google et l’usage des données, pièces jointes et souvenirs dans l’assistant.

Données consultées et finalité

Avec l’autorisation du titulaire du compte, l’application peut lire les emails Gmail et leurs pièces jointes, ainsi que les métadonnées et le contenu des fichiers et dossiers accessibles dans Google Drive, y compris les Drive partagés. Elle consulte les éléments utiles à la demande du dirigeant pour rechercher une pièce, résumer un échange, préparer un dossier ou une réunion.

Les droits Google demandés sont uniquement gmail.readonly et drive.readonly. Ils ne permettent pas d’envoyer un email, de changer son état, ni de créer, modifier, partager ou supprimer un fichier Drive.

Traitement et destinataires techniques

L’application fonctionne sur le VPS dédié de M.O.I HOLDING, hébergé chez OVHcloud. Les autorisations renouvelables Google y sont conservées dans des fichiers privés, nécessaires pour fonctionner sans l’ordinateur du dirigeant.

Le texte de la demande et les informations de source nécessaires à la réponse sont transmis à l’API OpenAI pour traitement. La réponse est envoyée au seul compte Telegram autorisé. Ces prestataires appliquent également leurs propres conditions et règles de conservation. La conservation des réponses dans l’API OpenAI est désactivée ; ce réglage ne supprime pas nécessairement les journaux techniques du prestataire.

Les données Google sont utilisées uniquement pour les fonctions visibles de l’assistant et conformément au règlement Google sur les données utilisateur, notamment ses exigences d’utilisation limitée. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni utilisées par cette application pour entraîner un modèle général.

Conservation et protection

L’application n’effectue pas de copie intégrale des boîtes email ou des Drive. Les contenus sont consultés à la demande. Le contexte actif des échanges est conservé au maximum sept jours sur le serveur. Un maximum de six échanges récents, dans une limite de 18 000 caractères, accompagne une nouvelle demande.

Une mémoire privée distincte conserve jusqu’à 90 jours des extraits textuels des échanges, des consultations utiles et des traces de demandes. Les consignes que le dirigeant demande explicitement de mémoriser restent conservées jusqu’à leur correction ou suppression. Les éléments pertinents sont recherchés, datés et attribués à leur source avant d’être transmis à l’API OpenAI ; la totalité de l’archive n’est pas envoyée à chaque demande. Un souvenir ne vaut ni preuve d’une opération ni nouvelle autorisation d’écriture.

Les photos et captures confiées à l’assistant sont transmises à l’API OpenAI pour leur lecture. Le bot ne sauvegarde pas leurs pixels ; leurs références privées Telegram sont conservées pendant 24 heures pour les questions de suivi. Les légendes et analyses textuelles peuvent figurer dans la mémoire de 90 jours après exclusion des secrets et identifiants sensibles repérés. La mémoire ne remplace pas le coffre d’accès aux logiciels.

Les fichiers privés du service et ses bases locales sont protégés par les droits d’accès du serveur, sans chiffrement applicatif distinct pour les bases de conversation et de mémoire. Les connexions vers les services utilisent le chiffrement de transport. Les journaux techniques ne contiennent ni le texte des messages ni les clés d’accès. Les traces distinctes des préparations et résultats d’opérations COMBO et INPULSE, ainsi que les extractions CSV, suivent leur conservation de 30 jours.

Sept copies quotidiennes privées de la mémoire sont conservées sur le même VPS. Elles protègent contre certaines pertes ou corruptions de la base et ne constituent pas une sauvegarde hors serveur. Les éventuelles sauvegardes de l’hébergeur suivent leur propre cycle de conservation.

Maîtriser et retirer les accès

Le titulaire peut retirer l’autorisation de MOIHoldingbot depuis les paramètres des connexions tierces de son compte Google. L’application ne pourra alors plus renouveler cet accès. L’administrateur peut aussi retirer les identifiants du service sur le VPS.

Dans Telegram, /memoire présente les commandes de consultation, correction et suppression des consignes. /nouveau efface le contexte actif tout en conservant la mémoire durable. /effacer confirmer efface le contexte actif et la mémoire consultable du bot. Ces commandes ne suppriment pas l’historique Telegram, les données d’origine dans les logiciels ou Google, les journaux métier distincts, ni les copies de sauvegarde existantes.

Contact et évolution

Pour toute demande relative aux données ou à l’administration de l’assistant : matthias@moiholding.fr.

Une extension des usages ou des droits Google fera l’objet d’une information et d’une nouvelle autorisation avant sa mise en œuvre.