Informations de confidentialité

MOIHoldingbot est l’assistant privé de direction utilisé pour M.O.I HOLDING par son dirigeant. Cette notice décrit le raccordement de ses comptes Google et l’usage des données dans l’assistant.

Données consultées et finalité

Avec l’autorisation du titulaire du compte, l’application peut lire les emails Gmail et leurs pièces jointes, ainsi que les métadonnées et le contenu des fichiers et dossiers accessibles dans Google Drive, y compris les Drive partagés. Elle consulte les éléments utiles à la demande du dirigeant pour rechercher une pièce, résumer un échange, préparer un dossier ou une réunion.

Les droits Google demandés sont uniquement gmail.readonly et drive.readonly. Ils ne permettent pas d’envoyer un email, de changer son état, ni de créer, modifier, partager ou supprimer un fichier Drive.

Traitement et destinataires techniques

L’application fonctionne sur le VPS dédié de M.O.I HOLDING, hébergé chez OVHcloud. Les autorisations renouvelables Google y sont conservées dans des fichiers privés, nécessaires pour fonctionner sans l’ordinateur du dirigeant.

Le texte de la demande et les informations de source nécessaires à la réponse sont transmis à l’API OpenAI pour traitement. La réponse est envoyée au seul compte Telegram autorisé. Ces prestataires appliquent également leurs propres conditions et règles de conservation. La conservation des réponses dans l’API OpenAI est désactivée ; ce réglage ne supprime pas nécessairement les journaux techniques du prestataire.

Les données Google sont utilisées uniquement pour les fonctions visibles de l’assistant et conformément au règlement Google sur les données utilisateur, notamment ses exigences d’utilisation limitée. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni utilisées par cette application pour entraîner un modèle général.

Conservation et protection

L’application n’effectue pas de copie intégrale des boîtes email ou des Drive. Les contenus sont consultés à la demande. Le contexte actif des échanges est conservé au maximum sept jours sur le serveur ; il peut contenir des extraits ou résumés des sources dans les réponses. Un maximum de six échanges récents, dans une limite de 18 000 caractères, accompagne une nouvelle demande.

Les fichiers privés du service et sa base locale sont protégés par les droits d’accès du serveur. La base de contexte ne bénéficie pas d’un chiffrement applicatif distinct. Les connexions vers les services utilisent le chiffrement de transport. Les journaux de l’application ne contiennent ni le texte des messages ni les clés d’accès. Les éventuelles sauvegardes de l’hébergeur suivent leur propre cycle de conservation.

Maîtriser et retirer les accès

Le titulaire peut retirer l’autorisation de MOIHoldingbot depuis les paramètres des connexions tierces de son compte Google. L’application ne pourra alors plus renouveler cet accès. L’administrateur peut aussi retirer les identifiants du service sur le VPS.

Dans Telegram, la commande /effacer confirmer supprime le contexte conservé par le service. Elle ne supprime pas l’historique Telegram, les données d’origine dans Gmail ou Drive, ni les éventuelles sauvegardes de l’hébergeur.

Contact et évolution

Pour toute demande relative aux données ou à l’administration de l’assistant : matthias@moiholding.fr.

Une extension des usages ou des droits Google fera l’objet d’une information et d’une nouvelle autorisation avant sa mise en œuvre.